Muhasebe Avans Hesabı Kaydını Beraber Yapalım

Muhasebe Avans Hesabı mizan için vaz geçemediğimiz düzenleyici bir hesaptır. Oysa ki avans hesabının olmaması durumunda güzelim mizan karma karışık olur. Hesapları kontrol etmemiz zor olacağı gibi bunun yanında mizanın görünümü de hoş olmaz. Hem alıcı hem de satıcı cari hesabını kullanabiliriz. Bu bağlamda avans hesabını şu iki başlık altında toplayabiliriz.

• Müşteri Avans Hesabı 340 no.lu hesap
• Satıcı Avans Hesabı 159 no.lu hesap

Ayrıca muhasebe avans hesabını müşteri ve satıcı cari hesabının dışında bazı alacak/borç hesaplarında da kullanabiliriz.

• 336 Diğer Çeşitli Borçlar
• 329 Diğer Ticari Borçlar
• 136 Diğer Çeşitli Alacaklar

Hesabın bakiyesinin borç/alacak bakiye vermesi durumuna göre ilgili avans hesabına aktarıyoruz. Ancak 136 no.lu hesap bizim alacağım olduğu için müşteri cari hesabı şeklinde değerlendiriliyor. Elbette 336 ve 329 no.lu hesaplar da satıcı cari hesabı gibi değerlendiriliyor.

Müşteri ve Satıcılarda Avans Hesabı Nasıl İşler

Avans hesabını müşteri avans ve satıcı avans hesabı şeklinde iki ana başlıkta toplayabiliriz. Bu nedenle muhasebe avans hesabı şeklinde kullanıyoruz. Ancak bunun dışında da cari hesap şeklinde işleyen diğer hesaplarda da avans hesabını kullanırız. Müşteri hesapları karakter olarak borç bakiyesi veren bir hesaptır. Ancak müşteri fazla ödeme yaptığında mizanda dolayısıyla bilançoda düzgün görünmez. Cari hesaplar karakteri dışında bakiye verdiğinde ihmal etmeden böylelikle avans hesabına devrediyoruz.

Aynı şekilde satıcılar cari hesabı alacak karakterli bir hesaptır. Sonuçta satıcıya fazla ödeme yaptığımızda borç bakiyesi verir. Kısacası hesabın bakiyesi virman yapılarak avans hesabına devrediliyor.

Müşteri Avans Hesabının İşleyişi Nasıldır

Müşteri hesabı borç bakiye vermesi gereken bir hesaptır. Mal veya hizmet satışı yapıldığı için müşteriye satış faturası düzenleriz böylece müşterimiz bizden mal aldığı için bize borçlu olur. Ödeme yaptığında ise alacağına işleriz.

600 Yurt İçi Satışları		1.000
391 Hesaplanan KDV		180
120.01 A Müşterisi	1.180

Genelde prensip sahibi kurumsal firmalar ticari mal alış/satışı yaptığında vade tanır. Bunun yanında KDV her ay vergi dairesine ödeneceği için buna vade yapmaz. Bu bağlamda biz de KDV tutarının peşin alındığını varsayıyoruz.

100.01 Kasa Hesabı	180
120.01 A Müşterisi		180

101 01 Çek Hesabı	5.000
120.01 A Müşterisi		5.000

Ay sonunda mizan dökümü alınarak böylelikle ters bakiye veren hesaplar avans hesabına devredilir. Görüldüğü gibi örneğimizde müşterimiz borcundan fazla ödeme yapmıştır. Sonuçta ay sonunda bakiyenin avans hesabına devredilmesi gerekiyor.

340.01 A Müşterisi	4.000
120.01 A Müşterisi		4.000

Aynı zamanda bir sonraki ay ise müşterimiz alacaklı olduğu halde sipariş verebiliyor. Bundan dolayı müşterimizin 5.000 TL’ bir senet verdiğini düşünelim. Bu durumda da 120 no.lu hesabı işletiriz ve bununla birlikte bakiyesini ay sonunda 340 no.lu avans hesabına virman yaparız.

121.01 Alacak Senetleri	5.000
120.01 A Müşterisi		5.000

120.01 A Müşterisi	5.000
340.01 A Müşterisi		5.000

Muhasebe Avans Kaydı ve Mutabakat Sorunu

Bununla beraber müşteri ile mutabakat yapmak durumunda fatura ve ödemelerin detaylı görülmesi gerekir. Oysa ki bazıları muhasebe kayıtlarını yaparken yanlış işlem yapabiliyor. Örneğimizde müşterimiz bizden alacaklıdır bunun yanında tekrar ödeme yaptığında ödemeyi nereye kaydedeceğiz. Öncelikle yapılması gereken avans hesabının sadece bakiyelerinin devredilmesi şeklinde kullanılmalıdır. Aynı şekilde müşteriden alacaklı olduğumuz halde bize tekrar ödeme yaptığında 120 No.lu hesaba kaydedip ay sonu bakiyesini avans hesabına devretmeliyiz. Bu şekilde her fatura ve ödemeye 120 no.lu hesapta rahatlıkla görebiliriz.

Buna karşılık borçlu olduğumuz müşteriden yaptığımız tahsilatı 340 no.lu avans hesabına kaydedersek ne olur? Elbette uygun olmaz zira ödemelerin bir kısmı 120 no.lu hesapta bir kısım ödemeler ise 340 no.lu hesapta olduğunda bu işlem uygun olmaz. Aksi durumda ödemeleri tek kalemde göremeyeceğimiz gibi mutabakatlar da da sorun yaşayabiliriz.

Satıcılarda Muhasebe Avans Hesabı Nasıl İşler

Özellikle satıcılar hesabı alacak bakiyesi veren bir hesaptır. Böylece mal aldığımızda satıcıya borçlanırız, ödeme yaptığımızda borcumuzdan düşer. Satıcılarda avans hesabı için 159 no.lu hesabını kullanırız. Elbette satıcıların avans hesabı borç karakterli bir hesaptır.

153 01 Ticari Mallar	1.000
191 İndirilecek KDV	180
320.01 A Satıcılar		1.180

121.01 Alacak Senetleri		4.000
320.01 A Satıcılar	4.000

Ay sonunda aldığımız mizana göre ters bakiye veren hesabı böylelikle avans hesabına virman yapıyoruz. Örneğimizde satıcıya bin yüz seksen TL borcumuz varken dört bin TL ödeme yaptık. Sonuçta satıcıdan 2.820 TL alacaklıyız ve bu tutarı avans hesabına virman yapıyoruz.

320.01 A Satıcılar		2.820
159.01 A Avans Hesabı	2.820

Avans Hesabında Nasıl Bir Yol İzlemeliyiz

Kısaca muhasebe avans hesabı hareketlerini sadece bakiye virmanında kullanırsak daha doğru olur. Ancak zaman zaman aşırı şekilde alacak bakiyeli hareket olabiliyor. Bu durumda mecburen ödeme veya tahsilatlarda avans hesabını kullanıyoruz. Özel durum dışında virman şeklinde kullanmamız daha uygundur. Zira sattığımız emtia için kestiğimiz fatura ve yaptığımız tahsilatın 120 no.lu hesapta olması doğrudur.

Aynı şekilde satın aldığımız emtia ve tediyemizin 320 no.lu hesapta olması uygun olacaktır. Oysa ki muavin döküm aldığımızda cari hesabın hareketlerini tek kalemde görmek her zaman daha verimlidir. Bu yüzden iki farklı hesabın muavin dökümünü alıp ayrı ayrı kontrol etmemiz gerekir. Lakin hesap hareketi fazla olduğunda ise mutabakat yapmamız oldukça zor olur.

Netice itibarıyla ay sonları avans virmanlarını yaptıktan sonra ne mizanın görüntüsü bozuk olur ne de mutabakatlarımız. Elbette düzgün şekilde kurguladığımız cari hesap işleyişinde prensipli olduğumuzda sorun yaşamayız. Yeter ki başlangıçta bilinçli şekilde zahmet çekerek kurguyu yapabilelim.