Hediye Çeki Nedir ve Muhasebe Kaydını Nasıl Yaparız

Hediye Çeki kurumsal firmaların vazgeçilmezidir. Firmanın müşterilerine karşı itibar kazanmasını sağlar. Bu jesti birçok prestijli firma yapıyor. Hediye çekinin muhasebe kaydını yapabilmemiz için konuyu kısaca detaylandıralım. Zira kullanım şekli birkaç çeşittir.

• Kurumsal firma hediye çekini kendi bünyesinde hazırlayıp müşterisine satar
• İşletme personeline mal veya hizmet alması için verir
• İşletme satışını arttırmak veya reklam yapmak amacıyla bu yöntemi uygular

Burada işleyeceğimiz ana konu firmanın hediye çeki hazırlayıp müşterisine satması ve muhasebe kaydının nasıl yapılacağıdır. Bunun yanında hediye çekiyle ilgili bazı konulara da yüzeysel olarak değineceğiz.

Hediye çekini hazırlayan firma müşterisine hediye çekini sattığında nasıl bir işlem yapar. Bu durumda hediye çekini satın alan firma muhasebe kaydını nasıl yapmalıdır.

---

Konuyla ilgili prosedürün (izlek) nasıl işletileceği ile ilgili iki adet mukteza vardır. Maliye Bakanlığının 2014 yılında verdiği Mukteza ile 2018 yılında verdiği Mukteza içerik olarak farklılık arz ediyor.

Netice itibarıyla sattığımız hediye çekine istinaden tahsilat yaparız. Ancak faturanın kimin adına düzenleneceği henüz belli değildir. Alışveriş gerçekleştiğinde hediye çekini satın alan işletmenin fatura talebi dikkate alınır. Hediye çekli satışlarda oluşan sorundan biri de alışverişin çek tutarından fazla yapılmasıdır. Şöyle ki: Hediye çeki İki Bin TL buna karşılık alışveriş tutarı Beş Bin TL’dir. Bu durumda alışveriş tutarıyla Çeki tutarı arasındaki farkı çeki kullanan kişi ödeyebiliyor.

Böyle durumda faturayı kimin adına düzenleriz. Muktezada; faturanın alışveriş yapanın adına düzenlenmesi gerektiği yazılıyor. Ancak çeki satın alan firmanın talebi doğrultusunda faturanın parçalı düzenlenmesi de uygun olacaktır. Ancak çek tutarı fatura düzenleme limitinin altında olduğunda yazar kasa fişinin de düzenleyebiliriz. Bu şekilde nihai tüketicinin ödediği farkı belgelendirerek sorunu ortadan kaldırırız.

Hediye Çekini Nasıl Kullanacağımız Mukteza İle İzah ediliyor

2014 yılında 64597866-105[229-2014]-41 sayılı muktezada ile konumuza başlayalım. Muktezada satılan hediye çeki kullanıldığında; satış belgesinin çeki satın alan firma adına düzenlenmesi gerektiği belirtiliyor.

Muktezaya göre firmamızdan hediye çekini satın alan firma, satın aldığı çeki müşterisine veya personeline bedelsiz de verebiliyor. Durum bu olduğunda; ilgili kişi firmamızdan çek tutarı kadar alışveriş yapılıyor. Buna karşılık fatura veya tevsik edici belgeyi çeki satın alan firmanın adına düzenliyoruz.

Ancak 2018 yılında verilen 6459786-105-15439 sayılı muktezada ise farklı yorum yapılıyor. Hediye çeki kullanıldığında tevsik edici belgenin çeki kullanan kimse adına düzenlenmesi gerektiği belirtiliyor.

Her ne kadar iki farklı mukteza olsa da konuyu genel olarak değerlendirdiğimizde bize uygun yöntemi belirleyebiliyoruz.

Hediye Çeki Satıldığında Muhasebe Kaydını Nasıl Yaparız

Hediye Çekleri belirli kupür halinde hazırlanıyor. Üzerindeki yazılı tutar değeriyle satışı yapılıyor. Hediye çekinin satışı yapıldığında mal veya hizmet devri olmadığı için fatura düzenlenmiyor.

Öncelikle belirtelim ki 213 Sayılı Vergi Usul Kanununun 227 inci maddesi muhasebe kayıtlarında tevsik edici belgenin zorunlu olduğunu belirtiyor. Buna bağlı olarak pos cihazından çektiğimiz tutar, nakit tahsilata ilişkin makbuz veya banka dekontu ile hediye çeki tahsilatını belgelendiriyoruz. Muktezanın ışığında tahsil ettiğimiz tutar firmamız için avans niteliğinde oluyor. Bu durumda ise muhasebe kaydını;

avans hesabında takip edeceğimiz için müşteri veya nihai tüketici şeklinde detaylandırabiliriz.
Şimdi ise hediye çeki uygulamasını biraz daha detaylandıralım. Hediye çeki satışı/verilmesi kimlere yapılıyor:

• Ticaret yaptığımız müşterimize
• Bordrolu çalışan kendi personelimize
• Perakende satış yaptığımız müşterimize

Üç durumda da işlemlerimiz farklılık arz edecektir.

Ticaret Yaptığımız Müşterimize Satıldığında

Hediye çekini firma kendi hazırlayabileceği gibi matbaaya da hazırlatabiliyor. Burada dikkat edeceğimiz nokta, eğer hediye çekinde kullanım tarihi sınırlaması varsa kayıtlarımızı ona göre yapmamız gerekiyor. Bunun yanında hediye çekinin kullanım süresi genelde hazırlandığı yıl ile sınırlandırılıyor. Bu nedenle kullanılmayan ve süresi geçen hediye çekinin diğer gelir olarak kaydedilmesi gerekiyor. Bu durumda hediye çekini satın alan firmaya KDV’siz olarak fatura düzenliyoruz. Bu durumda bizim için gelir olurken karşı firma da giderini belgelendirmiş oluyor. Tekrar edelim ki kullanılmayan hediye çekinde KDV hesaplanmıyor. Aşağıdaki örnekte hediye çekinin normal kullanımına ilişkin muhasebe kaydı vardır.

Bunun dışında mahiyeti ve tutarı itibarıyla kazancın kesinleştiği tarih dikkate alınarak kurum kazancı sayılıyor. Farklı bir ifade ile mal/hizmetin teslimi ile firmamızın kazancı kesinleşmiş oluyor. Aksi durumda; özel durum yoksa mal veya hizmet tesliminin sonuçlanmasını bekliyoruz.

Müşteri hediye çekini kullandığında firmamız KDV’li şeklide fatura düzenliyor. Ancak bundan sonra hediye çeki bedeli firmamız için gelir/hasılat sayılıyor. Zira müşterimize bedel karşılığı hediye çekini sattık.

Müşterimize Hediye Ettiğimiz Hediye Çeki

Bununla beraber ticari işletme cirosunu arttırmak için müşterilerine hediye çekini bedelsiz verebiliyor. Bu durumda da mal teslimi olmadığı için belge düzenlemeye gerek yoktur. Ancak müşteriye bedelsiz olarak verilen hediye çekinin kullanılması iki şekilde olabiliyor:

• Hediye çekini müşterimiz o an kullanabiliyor
• Hediye çekini daha sonraki alışverişinde kullanabiliyor

Muhasebe kaydımız iki durumda da farklı oluyor. Elbette bedelsiz verilen hediye çekinin ticari teamüllere uygun şekilde; makul ve açıklanabilir olmalıdır.
Hediye çekini müşterimiz hemen kullanırsa; bu durumda çek tutarını mal ıskontosu şeklinde değerlendiriliyor. Bu şekildeki işlemde; hediye çek tutarı matrahtan indirilerek KDV hesaplaması yapılmıyor. Elbette müşterimiz hediye çeki tutarı kadar veya daha fazla alış veriş yapması bu durumu etkilemiyor. Alışverişten elde edilen toplam bedel hasılat olarak değerlenirken hediye çek tutarı ise firmamız için pazarlama, satış, dağıtım gideri şeklinde kaydediliyor.

Oysaki bedelsiz verilen hediye çeki o an kullanılmayıp; daha sonra kullanıldığında yapacağımız işlem farklı oluyor. Sonraki zamanda kullanılan hediye çekinde mal veya hizmetin tesliminde KDV hesaplaması mutlaka yapılıyor.

Dönemsellik ilkesi gereği hediye çeki kullanıldığı zaman ilgili tutar pazarlama, satış ve dağıtım gideri şeklinde muhasebe kayıtlarına alınıyor. Şunu da belirtelim ki hediye çekinin; verdiğimiz kişi veya başkası tarafından kullanılmasının firmamız açısından önemi yoktur.

Elbette gözden kaçırmamamız gereken önemli bir konu; hediye çekini verdiğimiz müşterimiz bunu sonradan kullanırsa ne olur. Hediye çekini o andaki alış verişi için verdiğimizde, çekin kullanılması durumunda iskonta olarak değerlendirip KDV hesaplaması yapmıyoruz. Bu tutarı pazarlama giderine işleyebiliyoruz.

Ancak müşterimiz verdiğimiz hediye çekini o an kullanmayıp, başka alış verişinde sonradan kullanabiliyor. Bu durumda da mal veya hizmet satışında sattığımız ürüne göre KDV hesaplaması yapıyoruz. Ancak hesaplanan KDV’yi indirim konusu yapamıyoruz. Zira hediye çeki firmamız için pazarlama gideri olmasına karşılık hesapladığımız KDV’yi aynı şekilde indirimde gösteremiyoruz. Düzenlediğimiz faturanın tamamı KDV dahil şekilde bizim için pazarlama gideridir ve kayıtlarımıza o şekilde alıyoruz.

Özellikle perakende alış verişlerde fazla miktarda reklam harcaması yapan firmaların dikkat etmesi gereken bir inceliktir.

Personelimize Verdiğimiz Hediye Çekini Nasıl Kaydediyoruz

İşveren; işçilerine farklı adlar altında ödeme yapar. Hangi ödemelerden sigorta veya vergi kesintisi yapılacağı önemli bir konudur. Personele verilen hediye çeki SGK Primine tabi olur mu? Bunun yanında tutar üzerinden Gelir Vergisi kesintisi yapıyor muyuz?

İşçiye verilen para ve para dışındaki ayınlar ücret sayılıyor. Ancak ödemenin para olarak yapılması durumunda SGK primi de kesiliyor. Buna karşılık ayni(mal) yapılan yardım ve ödemelerde SGK Prim kesintisi yapılmıyor. Elbette iki durumda da Gelir vergisi ve Damga vergisi kesintisi yapılıyor.

Bu bağlamda hediye çeki ayın niteliğinde ücrettir. Bu nedenle sadece Gelir vergisi ve Damga vergisi kesintisi yapılıyor. Elbette işçiye bedelsiz olarak verdiğimiz çek genelde anlaşmalı mağazada alışveriş içindir. Belirtilen yerde kullanıldığında SGK Prim hesaplaması yapılmıyor. Buna karşılık verdiğimiz hediye çeki para gibi kullanılırsa ne olur? Eğer bu şekilde kullanılırsa SGK prim kesintisinin de yapılması gerekiyor. Bazı firmalar hediye çekinin kullanılmayın kısmını nakit iade olarak müşterisine verebiliyor. Böyle durumda personelimiz ayın olarak verilen çekin bir kısmını nakde çeviriyor. Elbette bu durumda nakit kısım için SGK priminin de hesaplanması zorunludur.