Faktoring Gideri Muhasebe Kaydı
İşletme Faktoring gideri yaptığında muhasebe kaydını nasıl yaparız. Nakit akışında sorun yaşayan firmalar, portföyünde bulunan çek ve senetleri nakde çevirebiliyor. Ayrıca firma, müşteri alacaklarını da Faktoring firmasına devredebiliyor. Bu sayede firma; nakit sorununu vadesi gelmeyen alacaklarıyla karşılayabiliyor.
Faktoring firmalarının muhasebe kaydı, kendine has özellikler arz eder. Bu nedenle burada sadece Faktoring firmasından hizmet alan firmanın muhasebe kaydını inceleyeceğiz. Şunu da belirtelim ki bu işleme halk arasında çek kırdırma deniyor.
Müşteri Çekinin Faktoring Firmasına Devri ve Faktoring Gideri
Faktoring firmasına çek, senet veya müşteri alacağımızı devrettiğimizde yapmamız gereken muhasebe kayıtlarına başlayabiliriz. Öncelikle belirtelim ki çek, senet ve alacak devrinde muhasebe kayıt şekli benzer olduğu için sadece MÜŞTERİ ÇEKİYLE ilgili örnek yapacağız. Sonuç olarak hesap isimleri değişse de muhasebe kaydı aynı olacaktır.
Faktoring hizmeti muhasebe kaydına, müşteri çekinin devri ile başlayalım.
Portföyümüzde bulunan iki adet müşteri çekini Faktoring firmasına tahsil için veriyoruz. Öncelikle çalıştığımız Faktoring firması için 120 No.lu müşteriler hesabında, bir alt hesap açıyoruz.
101 no.lu hesapta takip ettiğimiz müşteri çeklerini ciro edip Faktoring firmasına veriyoruz. Bu durumda muhasebe kaydı şu şekilde yapılıyor. Müşteri Çekleri alacaklı olurken, 120 no.lu Faktoring firması hesabı borçlanmış oluyor.
Faktoring Firmasından Tahsilat Yapılması
Müşteri çekleri Faktoring firmasına verildiği aynı gün Faktoring firması banka hesabımıza çek bedellerini havale ediyor. Elbette gerekli masraf ve komisyonları tutardan kesiyor. Faktoring firması hesabımıza 126.182,53 TL havale gönderiyor. Bu şekilde 160.000 TL çeki erken tahsil ettiğimiz için 126.182,53 TL almış oluyoruz. Çek bedeli ve gelen havale arasındaki fark firmamız için Finansman Gideridir.
Çekleri firmaya verdik ve Faktoring firması çek bedellerini banka hesabımıza havale etti. Verilen hizmete karşılık Faktoring firması aynı gün HİZMET FATURASI düzenliyor.
Bu durumda;
- Verilen çek tutarı
- Gelen havale
- Hizmet faturası ile hesap sıfırlanıyor.
Hizmet Faturası Muhasebe Kaydı
Faktoring firmasının düzenlediği hizmet faturası KDV’ den muaf olmasına karşılık BSMV’ sine tabidir. Hizmet faturasının düzenlenmesi ile Faktoring işlemi tamamlanmış oluyor. Muhasebe kaydı ise şu şekilde oluyor.
780 no.lu finansman gideri hesabı borçlu olurken, 120 no.lu Faktoring firması alacaklıdır. Faktoring gideri muhasebe kaydını şu şekilde örneklendirelim;
Finansman temini için düzenlenen hizmet faturası 780 no.lu Finansman gideri hesabına kaydediliyor. Bu şekilde Verdiğimiz çekler, banka hesabımıza gelen havale ve hizmet faturası ile hesap bakiye vermez, kapanır. Faktoring gideri muhasebe kaydı bu şekilde tamamlanıyor.
Yaşanan Sorunlar ve Çözüm Yolları
Kurumsallaşan firmalarda evrak takibinde çoğunlukla sorun yaşanmaz. Nadiren de olsa sorun yaşansa bile kısa sürede sorun çözülebiliyor. Oysa küçük işletmelerin iç muhasebesi olmadığı için istenen evrak düzeni de yoktur. Bu nedenle muhasebe kayıtlarında büyük aksaklıklar yaşanıyor.
Faktoring gideri için gelen hizmet faturasını kayıtlarımıza doğru şekilde almamız gerekir. Bunun için yapılan işlemin tamamına hakim olmalıyız. Müşteriden alının çeklerin kayıtlarımızda bulunmasının yanında Faktoring firmasına hangi çeklerin verildiği de bilinmelidir.
Her ne kadar evrak takibi, küçük işletmelerde önemsenmezse de Maliye için evrak ve evrakın doğru kaydı çok önemlidir. Bununla beraber muhasebe kayıtlarının hatasız ve doğru yapılması küçük/büyük işletmeler için de zorunludur.
Kurumsal bir firmada yaşanan şu küçük hadise evrak düzenine ne kadar önem verildiğini gösteriyor. Hadiseyi kısaca anlatalım.
Yanlış Hesap Nasıl Tespit Ediliyor
Büyük bir kurumsal hastaneden telefonla hasta için randevu alınıyor ve randevu saatinde hastanede olunuyor. Muayene için gereken tutar ödenerek sıranın gelmesi bekleniyor. Muayene sırası geldiğinde randevunun yanlış bölümden alındığı fark ediliyor. İlgili birim hastayı doğru doktora yönlendiriliyor. Ancak iki branş arasındaki muayene ücretleri farklıdır. Ancak muayene yanında tahlil de yapılacağı için fark ücreti sonraya bırakılıyor. En nihayetinde gerekli muayene ve tahliller sonucu hastayla hesaplaşma yapılıyor. Hastanenin yoğun olmasından dolayı 100 TL gibi bir tutar gözden kaçarak hastadan eksik alınıyor. Fark ücretinden dolayı hesap karıştığı için iki tarafta hatayı fark edemiyor.
Öğleden önce gerçekleşen işlemdeki hatayı öğleden sonra para tesliminde kasa sorumlusu fark ediliyor. Elbette hatalı işlemin kimden kaynaklandığı bilinmiyor. Hatayı yapan personel o saate kadar gelen hastaları arayarak durumu izah ediyor. Hatalı işlemi yapan personel ağlamaklı şekilde beni de aradı. Yapılan işlemlerin sıralanıp alınan paranın tutarı söylendiğinde, hatalı işlem bu şekilde bulunmuş oldu.
Oldukça hacimli çalışan hastane aynı zamanda kurumsal bir yapıya da sahiptir. Ancak 100 TL’lik hatadan dolayı hastanenin arka planında neler oldu. Gelin birlikte bakalım:
Hatalı işlemi yapan personelden yazılı savunma alınarak daha alt bölüme gönderildi. Personel şefi ve muhasebe müdürü 100 TL için toplantı düzenliyor ve hastane yöneticisine açıklamayı yazılı olarak sunuyor. Hatalı işlemi yapılan hasta bulunana kadar; hastalar tek tek aranıyor. Hastadan hastaneye gelerek eksik ücreti ödenmesi isteniyor. Ayrıca hesap hatasının nasıl yapıldığına dair tutanak düzenlenerek, hastaya (yakınını) imzalatılıyor. Hastanın hatalı işlemi kabul etmeyip, eksik ödemeye itiraz etmesi durumunda personelin işine son verileceği beyan ediliyor.
Her ne kadar ufak bir hatalı meblağdan dolayı personele yapılan muameleyi tasvip etmesek de evrak düzeni ve iş sorumluluğuna gösterilen titizliği takdir ediyoruz.
Sonuç ve Tavsiye
Oysa kurumsallaşmayan ve ön muhasebesi olmayan firmalar aldıkları çekleri düzenli olarak kayıtlarına almıyor. Buna karşılık firma Faktoring hizmeti aldığında verdiği çeklerin listesini muhasebeye iletmiyor. Faktoring firmasından, müşteri çeklerine karşılık bankaya gelen havale olduğu halde kayıtlara alamıyorsun. Bunun yanında Faktoring gideri için düzenlenen fatura vardır. Ancak hangi çeklerin Faktoring firmasına verildiği belli değildir.
Bu çeşit sorunlarda Faktoring firmasıyla irtibat kurup çek bilgilerini ve hizmet faturalarını doğru şekilde temin etmelisiniz. Zira muhasebe kayıtlarının doğru bunun yanında gelir gider hesaplarının eksiksiz olması için bu muhasebecinin sorumluluğundadır.
