Stok Takip Programı | Ücretsiz-01

Stok takip programını Excel kullanarak hazırladık. Her ne kadar Excel formülleri ile işlem yapılsa da makrolarla daha pratik hale getirildi. Ana işi Excel formülleri yapıyor olsa da makrolar raporlamada olmazsa olmazlardan.

Yeni formüller eklenebilir, bu sayede de raporlama geliştirilmeye açıktır. Ancak küçük çaplı ve az sayıdaki hareketler için düşünüldü ve hazırlandı. Daha çok muhasebe bürosuna hitap edecek yapısı vardır. Çalışmanın pratik olması için fazla detaya girilmedi.

Daha önce de stok çalışması paylaşımında bulunduk. O çalışmada Ağırlıklı ortalama yöntemi geçerli olduğu için biraz daha detaylıydı.

Stok takip programının çalışma şekli; satın alınan ürünün tarih ve fiyat bilgisine göre ürün kodu oluşturuluyor. Oluşan ürün koduna göre de çıkış yapılıyor. Önceden veya haricen ürünle ilgili stok kod tanımlaması yapılmıyor. Veri girişine göre stoktaki ürünler sıfırın üzerinde ise “anasayfa” ‘da raporlanıyor. Stoktaki ürünün karşına; ürünün miktarı ve tutarı yazılarak çıkışı yapılabiliyor. Bu sayede hem çıkış kaydı yapılıyor hem de stok miktarı güncelleniyor.

Stoktaki ürünler tarih, miktar ve fiyat gibi girilen üç veriye göre raporlanıyor. Gerekli daha açık ifade ile zorunlu olmasa da ürün satış veya alışı yapılan firmanın kısa unvanı da istenirse yazılabilir. Bunun yanında fatura numarası da tercihe göre yazılabilir. Ancak özellikle belirtelim ki tarih kısmının mutlaka yazılması gerekiyor. Zira raporlamada tarih bilgisinin önemi vardır.

Bu kısa ön bilgiden sonra stok programının çalışmasını da kısaca açıklayalım.

Stok Takip Programında Giriş Sayfası

Giriş sekmesi satın alınan ürününün stok girişinin yapılmasını sağlıyor. Bu kısımda A3 hücresine tarih bilgisi yazılıyor. Burası zorunludur. B3 ve C3 hücresine ise fatura numarası yazılıyor. Ancak burası zorunlu değil, ihtiyaridir. Raporlamada kullanılmıyor. Sadece bilgi mahiyetindedir. Bununla beraber D 3 hücresine ürünün cinsi yazılıyor. Gerek görülmediği için adet veya kilogram gibi bir seçenek eklenmedi.

Eğer bu sizin için önemli ise malın cinsi yazıldıktan sonra boşluk verilerek kg veya ad gibi yazılabilir. E3 hücresine ise ürünün miktarı rakam olarak yazılıyor. Bu kısma sayı değeri dışında bir şey yazılmıyor. G3 hücresine ise ürünün birim fiyatı yazılıyor. Bu bilgiler yazılıp “Enter” tuşunu basıldığında Cursor K3 hücresine gidiyor. Tutar kısmı formül ve makro ile otomatik olarak hesaplama yapıyor. Raporlamada gerek görülmediği için KDV ve KDV dâhil tutar işleme dâhil edilmedi.

K3 hücresindeki “GİRİŞ” yazısı değiştirilmemelidir. İşlemi alış olduğunu belli etmek için sabit olarak eklendi. Raporlama yapıldığında bu bilgi gereklidir. Aksi raporlama hatalı sonuç verir. L3 hücresindeki buton tamamen görseldir. Tetikleme veya başka bir görevi yok. Zira onun bulunduğu hücre makroyu tetiklediği için işaret olarak yazıldı. Ancak K1 hücresindeki buton aktiftir. Gerçi makro otomatik tetiklendiği gibi yedek olarak ilave edildi.

Buraya kadar “giriş” çalışma sayfasının nasıl kullanılacağını izah ettik. Ancak şunu belirtelim. Ofis yani Excel programlarında Cursor’ün hareket yöne genelde aşağı doğrudur. Ama doğru ve pratik kullanımı sağa doğru gitmesidir. Stok takip programında da Cursorün sağa doğru hareket etmesi gerekiyor. İstenirse ilave makro ile bu sağlanabilir ancak. Excel ayarlarında da bu sağlanabiliyor.

Hareket Çalışma Sayfasını Tanıyalım

Hareket çalışma sayfası verilerin toplandığı yerdir. Burada her hangi bir işlem yapılmıyor. Sadece I1 hücresinde Textbox bulunuyor. Bunu kullanarak ürün veya fiyata göre filtreleme yapılabiliyor. Giriş Kod ismi altındaki verileri süzüyor. Bu şekilde bir ürüne ait hareketleri görebiliyoruz. Muavin döküm almak yerine, muavin hareketlerini bu sayede görmüş oluyoruz. Bu çalışma sayfasında sadece K sütununda formül var. Bu nedenle silme işlemi dördüncü satır boyunca yapılabilir. Ancak sütün seçilerek silme işlemi yapılmamalı.

Elbette bu çalışma sayfasında raporlamada gerekli sütunlar olmasına rağmen, sadece Fatura numarası ve malın cinsi yazan sütunlar kullanılmıyor. Ancak GİRİŞ KOD bölümünün oluşması için bunlara da gerek duyuluyor.

Anasayfa Veri Çıkışında Kullanıyor

Anasayfa çalışma sayfasında stoktaki ürünleri görebiliyoruz. Stok değeri sıfır ürünler listelemede yer almıyor. Yani burada sadece çıkışı yapılacak ürünleri görüyoruz. Satışı yapılan ürünlerin stok miktarı ve ürünün fiyatını görebiliyoruz.

C sütununda bulunan RAPORLA butonu ile “hareket” çalışma sayfasındaki veriler çekiliyor. Burada kullanılacak veriler; ürün kodu, miktar ve alış fiyatı sütunlarıdır. Ürün satışı yapıldığında E sütununa miktar, F sütununa fiyat yazılıyor. Tutar, KDV ve Toplam hücreleri otomatik hesaplanıyor. Aynı zamanda J sütuna da ÇIKIŞ yazısı otomatik geliyor.

Çalışma sayfasının ikinci satırında firma unvanı, tarih ve fatura numarası yazmak için de yer var. Özellikle C3 hücresindeki tarih bilgisinin mutlaka yazılması gerekiyor. Zira raporlamada tarih bilgisi gerekiyor. Aksi durumda hatalı veri oluşacaktır. Elbette firma unvanı ve fatura numarası da yazılırsa iyi olur. Zira zaman zaman fatura çıkışlarını kontrol emek isteyebiliriz. Bu durumda unvan ve fatura numarasının bulunması işimizi kolaylaştıracaktır.

B1 hücresinde “TEXTBOX” bulunuyor. Bunun amacı ürün fiyat veya cinsine göre filtreleme yapabilmek. Ürün sayısı fazla olduğunda, ürünün sırasını bulmak zor olabilir. Böyle durumda ürünün ismi veya tutarına göre filtreleme yapabiliriz. Bu şekilde çıkışını yapacağımız ürünü kolayca bulabiliriz.

Satışını yaptığımız ürünle ilgili ilgili kısımları yani firma unvanı, fatura numarası ve tarih kısmından sonra miktar ve fiyat kısmı yazılıyor. Aynı şekilde kaç çeşit ürün yapacaksak tek işlemde yapabiliyoruz. Çıkışı yapılacak ürünleri miktar ve satış fiyat kısımları yazıldığında; ürün sayısı birden çok da olsa SATIŞ KAYIT butonuna bastığımızda ürünlerin tamamı “HAREKET” çalışma sayfasına aktarılıyor ve siliniyor. SATIŞ KAYIT butonu E sütununda olduğu gibi K sütununda da hareketli olarak var. Çıkışı yapılacak bütün ürünleri yazdıktan sonra J sütununa geldiğimizde SATIŞ KAYIT butonu Cursor’ün yanına gelecektir. Butonu tıkladığımızda makro çalışacaktır. Aynı şekilde I sütunda bulunan KAPAT butonu çalışmaların kayıt edilerek çalışma sayfasının kapanmasını sağlıyor.

Buradaki H ve I sütunundaki KDV ve toplam yazan kısım her hangi bir yere kaydolmuyor. Yani raporlamada kullanılmıyor. Sadece düzenlenen faturanın stoktan düşülmesinde rakam kontrolü sağlamak için. KDV oranı burada %10 olarak yazıldı. KDV olarak sabit oran kullanıyorsanız 4.cü satır açtırarak, KDV oranını değiştirebilirsiniz. Ya da sizin için önemli değilse böylece kalabilir.   

Muhasebe Çalışma Sayfası Ne İşe Yarıyor

Stok takip programındaki MUHASEBE çalışma sayfası ne işe yarıyor. Burası firma için olduğu kadar muhasebeci için de önemlidir. Geçici Vergi veya Gelir Vergisi hesaplamasında stok miktarını muhasebeciye söylememiz gerekiyor. MUHASEBE çalışma sayfası stok miktarını maliyet bedeliyle belirlememizi sağlıyor.

Raporlama butonuna bastığımızda stok miktarın, alış fiyatını ve tutarı görüyoruz. Diğer bir ifade ile stoktaki mevcut malın maliyet bedeli ile tutarını tespit ediyoruz. Miktarı sıfır ürünleri görmemek için butona aynı zamanda filtreleme makrosu da eklendi. Bu sayede stokta olmayan ürünler yani stok miktarı sıfır ürünleri gösteren satırlar gizleniyor. Ancak değeri sıfırda olsa ürünleri görmek isterseniz GÖSTER butonunu kullanarak gizili satırları aşikâr kılabilirsiniz.

C1 ve D1 hücreleri tarih aralığını seçmeye yarıyor. Tarih aralığı belirleyip RAPORLA butonuna bastığımızda iki tarih arasındaki stok bilgisini raporluyoruz. E hücresinde kümülatif stok tutarını TL olarak görüyoruz. İşlemlerin hesaplamasın yapan Excel formülleri üçüncü satırda gizlidir. Değiştirmek için satırı aktif edip satır yüksekliğini açmanız gerekiyor.

Tarih Çalışma Sayfasın Niçin Yapıldı?

Stok takip programındaki TARİH çalışma sayfasının asıl yapılış amaca raporlama yapılırken gereken tarih aralığını üretmekti. Ancak hazır tarih yazılmışken firmanın satın aldığın veya satışını yaptığı ürünlerin TL olarak değerini görmek de iyi olur düşüncesiyle hazırlandı. Bu sayede muhasebe programına girilip, stoka girilmeyen ürünleri tespit edebiliriz. Ya da STOK kaydı yapılıp, muhasebeye ulaşmayan satış faturaları tespit edilebilir.

A ve B sütunları iki tarih aralığını belirliyor. C sütunu giriş tutarın TL cinsinden aynı şekilde D sütunu da satılan ürünün tutarını TL olarak gösteriyor. Bu çalışma sayfası verileri HAREKET çalışma sayfasından formülle otomatik aldığı için her hangi bir buton veya makro tetikleyici eklenmedi. Bu sayfa tamamen Natürel şekilde aylık verileri gösteriyor.

Kâr/Zarar Çalışma Sayfasını Tanıyalım

Stok takip programındaki son işlem KÂR_ZARAR çalışma sayfasında yapılıyor. Bu sayfada da tarih aralığındaki stok tutarını ve buna bağlı olarak iki tarih aralığındaki BRÜT KÂR’ı görebiliyoruz.

Öncelikle tarih aralığı seçiyoruz. Akabinde RAPORLA butonunu çalıştırarak raporlama yapıyoruz. Bunun dışında tek işimiz verileri okumak. Bu çalışma sayfasında da stok değeri sıfır ürünler gösterilmiyor. Ancak merak edip bunlar da görülmek isteniyorsa E1 hücresinde bulunan GÖSTER butonuna tıklıyoruz. Bu şekilde stok değeri sıfır ürünlerde listede yer alıyor.

Çalışma sayfasında alış ve satış tutarı ve dönem sonu mal mevcudu görülüyor. Stok sayesinde satılan malın maliyeti hesaplanıp, bürüt kâr bulunuyor. Bürüt kâr’ın tespitiyle de kâr marjı tespit ediliyor. Bu kısım ilave bilgi mahiyetindedir. Zira buradaki asıl amacımız STOK TAKİBİ yapmaktır.

Sonuç ve Değerlendirme

Excel çalışmasıyla formül ve makro uygulanarak hazırlanan stok takip programı oldukça pratik ve kullanışlıdır. İhtiyaca istinaden ilave özelliklerin de eklenmesi mümkündür. İstenirse Form şeklinde veri girişi yapılabilir. Bu sade ilave satır ve sütunlar da eklenebilir. Buradaki amacımız küçük ölçekli işletmelerin stok takibini kolay şekilde yapabilmesidir.

dosya indirme linki

Özet

An efficient stock tracking program was created using Excel, enhanced with macros for practicality, and designed primarily for small-scale transactions ideal for accounting firms. The program features automatic product code generation, detailed reporting based on date, quantity, and price, and optional company name and invoice references. It includes various worksheets for entries, transactions, and reports, also accounting for tax calculations. While comprehensive, it’s tailored for simplicity and ease of use for small businesses, with additional functionalities that can be added as needed.