E Defter Yükleme Ayarları ve Datasoft Program Seçeneği

e Defter yükleme ve ayarlarının nasıl yapılacağı konusuna yüzeysel de olsa genel bir bakış yapacağız. Özellikle uygulamaya yönelik olarak datasoft muhasebe programı örnek gösterilerek konu detaylandıracağız. Lisanslamadan başlayıp ve GİP sistemine yükleme aşamasına kadar aşama aşama konuyu izah edeceğiz.

Özellikle belirtelim ki kullanılan programın pratik ve sorunsuz, teknik desteğinin kolay ulaşılabilir olması önemlidir. Bu konuda Datasoft kullanıcı olarak firmanın gösterdiği e belge konusundaki çözüme odaklı kolay ve hızlı çözümü için teşekkür etmek yerinde olur. Bir çok firma harıl harıl çalışırken kullanıcı dostu olan Datasof ekibi e defter yükleme işini pratiğe dökmüştür.

e Defter Yükleme Ayları Nasıl Yapılıyor? Nelere Dikkat Edilmelidir

e defter yükleme aşamasına geçmeden önce ince ayarların başlangıçta yapılması önemlidir. Muhasebeci için angarya veya külfet gibi gelen klasik bilgilerin girilmesi zor gelebiliyor. Ancak defter yükleme aşaması işlemini yarıda kesip geri dönerek noksan bilgileri tamamlamak daha da angarya olabiliyor. O yüzden gereksiz ve külfet gibi de gelse aşağıdaki ayarları noksansız tamamlamanız zaruridir.

• e defter lisansın aktif olduğundan emin olup, kontrol ediniz
• Firmanın adres bilgilerini kısa ifade ile mektup adresi şeklinde noksansız girildiğinden emin olunuz
• SMMM bilgilerinin ve sözleşme numaralarının ve diğer gerekli bilgileri mutlaka tamamlayınız
• Özellikle belge türünde diğer belgeler seçeneklerini noksansız tamamlayınız
• Mali mühür şifresini ve e defter yedekleme ayarlarını yapmayı ihmal etmeyiniz.

e Defter Lisans Ayarı, Mali Mühür Şifre Bilgisi, e defter Yedek Ayarı ve Yedeğin Alınacağı Klasör Bilgisi

e defter yükleme işlemi yapabilmeniz için hizmet alacağınız özel entegratör firmasından lisans almanız gerekiyor. Kendi bünyenizde muhasebenizi tutmuyorsanız bu aşamayı zaten bağlı olduğunuz SMMM tamamlayacaktır. Şu konuda dikkat etmekte yarar vardır. Benim başıma gelmez demeyin sonuçlanmamış veya daha açık ifadeyle netleşmemiş her durum sorun oluşturabiliyor. Şöyle ki gerekli evrak, bilgi ve ücreti ödemiş dahi olsanız koordinasyon noksanlığı yüzünden e defter lisansınız onaylanmamış olabiliyor. O yüzden konunu takipçisi olup, son gün e defter yükleme aşamasında buruk, sinirli ve çaresiz bir mimik oluşturmayınız. Başımıza gelmedi değil, tecrübe ile sabittir.

Datasoft kullanıcıları açısından önemli aşamalardan biri de bu sekmelerdir. Bu aşamada e defterin lisan durumunu görebiliyorsunuz. Eğer lisans aktif olmamış ise kolayca tespit edip aktif ettirebiliyorsunuz. ikinci sekme de ise mali mührün şifre bilgisini girmeniz zorunludur. İhmale gelmez yoksa işleminiz yükleme aşamasından hata verir. Üçüncü ve dördüncü sekmeler ise 2020 yılının son çeyreğinde zorunlu hale gelen e defterin kopyasının GIP sistemine yedeğinin alınması aşamasıdır. Bu kısmı siz değil de hizmet aldığınız datasoft bayinin yapması gerekiyor. Aynı zamanda bu hizmeti sorunsuz alabilmeniz için şu hususlara dikkat etmeniz de yerinde olur.

Datasoft ile ortaklaşa çalışan İzibiz firmasından da e defter yedekleme hizmeti alabilirsiniz. Yıllık olarak 2021 yılı için tek seferde 870 TL ödeyip yıl boyunca kafanız rahat ediyor. Siz e-defteri yazdırdığınızda sistem otomatik ilgili dönemin e defterini GIP sistemine yüklüyor. Unutma ve oluşacak hatalardan kolayca kurtulmuş oluyorsunuz. Eğer datasoft programını kullanıyorsanız bu hizmeti almanızda olmazsa olmazlardandır.

E Defter Yükleme İşleminde Firma Bilgilerini Tamamlamayı İhmal Etmeyiniz

Firmanın lisans kontrolü yapıldıktan sonra sıra gerekli bilgilerin tamamlanması aşamasıdır. Biraz sıkıntılı ve de sıkıcı olsa da bir defa yapılıyor, sürekli tekrarlanmıyor. Özellikle dikkat edeceğiniz husus şu olmalıdır; bilgi girişlerinde mutlaka OPERATOR seçeneği ile Datasoft programına giriş yapmanızdır. Aksi durumda bilgiler özellikle şifre bilgileri aktif olmayabiliyor. Ayrıca mali mührün şifre değişikliğinde de aynı hassasiyeti göstermeniz gerekiyor.

Adres bilgileri, SMMM bilgilerinin noksansız girilmesi aşaması da önemlidir

Yılda bir defa veya her hangi bir değişiklikte güncellenebilen bir aşamadır. Klasik istenen bilgiler olmasına rağmen çok hassas olmayanların çoğunlukla ihmal ve kısaltma yaptığı bölümdür. Noksan girilen her bilgi e defter yükleme aşamasında karşınıza kabus gibi çıkıyor.

Datasoftun karşılama ekranında değineceğimiz konu firmanın adres bilgi ve diğer bilgilerinin güncellenmesi ve tamamlanmasıdır. Ayrıca bu karşılama ekranında mevcut olana SMMM bilgilerinin güncellenmesi de zorunludur.

Buradaki bilgilerin eğer varsa mutlaka noksansız tamamlanması zorunludur. Adres kodundan tutun da telefon bilgisi ve faks bilgisine kadar atlamadan giriniz. Özellikle olmasa bile formaliteden uygun web adresi yazmayı ihmal etmeyin bazen sadece o kısımda dahi hata verebiliyor. Özellikle de faks bilgisi yoksa da telefon numarasının aynısını giriniz, o kısımda hata veriyor. Muhtemelen her firmanın faks numarasının olması zorunluluğu gibi yazılım yapılmıştır.

İlgili sekmelere gelindiğinde satır satır olması gereken bilgileri temin edip girildiğinden emin olunuz. Aksi halde e defter yükleme aşamasında oluşan sorun size zaman kaybettirecektir.

e Belge Tipleri Bilgilerinin Tamamlanması Aşamasında Dikkat Edeceğiniz Bazı Hususlar Vardır

Olmazsa olmazlardan biri de e belge tiplerinin ayarlanma aşamasıdır. Normalde bu ayarları yapmadan e defter fiş kayıtlarını yapmaya çalışmak deveyi iğne deliğinden geçirmek gibi zordur. Ancak işin ehli olmayan veya yeni yeni e defter kullanmaya başlayanlar konuya vakıf olmadığı için biraz uğraşabiliyor. Fakat bu işi yapan birinin de biraz araştırmacı olup yapılması gerekeni bilmesi mesleği icabıdır. Bilmiyorum demek gibi bir kolaycılığa sığınmayı doğru bir davranış olarak değerlendiremeyiz. Sonuçta ekmek yediğiniz bir meslek sahibi olarak gereksiz gibi de görseniz de göz aşinalığı sağlamanız elzemdir.

Bu karşılama ekranında tamamen doğaçlama yapılabiliyor. Tabi belli kaideleri de ihmal etmemek doğru olur. Kullanacağınız ana başlıları önceden belirleyiniz desek de pek itibar olunmayacağı bellidir en azından burada gördüğünüz şablon seçenekleri tamamlarsanız bir nebze de olsa işiniz görülecektir. Sağda kullanılan seçenekler var onlardan size gerekli olanları işaretleyebilirsiniz. Sağ tarafta ise en çok kullanılan gider türleri vardır. Bu kısım dada size uygun şekilde elle yazarak tamamlayabilirsiniz. Bu kısım tamamen manuel’dir. Otomatik bilgi gelmiyor, ihtiyaca göre kendiniz düzenliyorsunuz.

Firma parametrelerinden e defter seçeneğinin aktif edilmesi

e defter yükleme aşamasına gelmeden önce yılık ilk fiş girişlerinde seçeneklerden e-defter seçeneğini aktif ediyoruz. Fiş yapısı otomatik olarak e defter seçeneğine göre aktif olup sorunsuz işlem yapabiliyorsunuz.

E Defter Kontrol ve Yükleme Aşamaları Nasıldır? Nelere Dikkat Ediliyor

e defter yükleme işlemini sorunsuz aşabilmeni için öncelikle yüklenen bilgi ve belgelerin şablon ve şematiğe uygun olup olmadığının kontrolünün yapılması gerekiyor. Bir kaç uygulamadan sonra bunun pratiği kendiliğinden oluşuyor ve seri şekilde ilerliyor.

• e defter kontrolü testinin yapılması
• e defter verinin hazırlanma aşaması
• datafosft e defter uygulamasını başlatma bölümüne geçilmesi.

Birinci aşama olarak girilen fişlerin e defter sistemin uyumlu olup olmadığı ve de gerekli bilgilerin tamam olduğunun teyit edilmesi aşamasıdır. Datasoft programı bunu kolaylıkla test etmenizi sağlıyor. E defterler işlemleri menüsünden giriş yaparak ara yüze ulaşabilirsiniz. Son sekmede Kontrol et seçeneği ile girdiğiniz fişlerin e defter sistemine uygunluğunu kontrol edebiliyoruz. Fiş uyumluluğu yanında firma parametre eksikliği varda o da tespit edilebiliyor. Pratik ve kullanıcı dostu bir uygulama. Öyle programlar var ki, değil sizin destek olmadan işlemi tamamlamanız, hizmet aldığınız firma uzaktan bağlantı ile bir sürü teknik bilgi ile e defteri sisteme yüklüyor. Gördüklerim içinde en pratik ve kullanıcı dostu datasoft muhasebe programıdır.

Kontrol aşamasın geçtikten sonra e defter verisi hazırla sekmesi ile sisteme yükleyeceğimiz e defter verilerini hazırlıyoruz. Bu bölümde hangi aya ilişkin işlem yapılacaksa o ay seçili oluyor. Ancak şunu da belirtelim ki veri kontrolü yapılması aşamasında fişlerdeki eksiklik listeleniyor. Bu kontörlü yaptıktan sonra fiş sıralama ve kesinleştirme dışında hata yoksa tekrar fiş kesinleştirme menüsüne gelerek ilgili ayın fişlerini sıralama ve kesinleştirme yapıyoruz. Eğer bu aşamadan önce kesinleştirmek yaparsak muhtemel eksiklik çıkması durumunda fişleri tekrar pasif almamız gerekiyor ve gereksiz bir aşama oluyor.

E Defter Uygulamasının Başlatılması ve Sisteme Yüklenmesi Aşaması

Gerekli kontrolleri yaptıktan sonra bir eksiklik yoksa e defter uygulamasına başlayabiliriz. İlgili sekmeye tıklamamız yeterli. Kullanıcı dostu e defter uygulama menüsü geliyor ve işlemlere başlıyoruz.

Bütün zahmetler bu ekranda sorun yaşamadan e defter yükleme işlemini tamamlamak içindir.

• Veriler sekmesi ile ilgili aya ait verileri çekiyoruz
• Veriler geliyor ve kümülatif toplamlar kontrol ediliyor
• Defter oluşturuluyor
• İmzalama aşaması ve zaman mührü damgalamasının yapılması gerekiyor
• Kontrol sekmesi ve GIB yükleme aşamalarının tamamlanması

Öncelikle ilgili aya ait önceden oluşturulan e defter verileri, veriler sekmesinden seçiliyor. Bundan sonra Defter sekmesine geçiliyor ve defter oluşturuluyor. Sırasıyla oluşturulan defteri imzalayıp, zaman damgası sekmesi ile de mühürlüyorsunuz. Kontrol Et sekmesi ile veriler tekrar kontrol ediliyor sorun olmadığı görülerek GIB Berat Yükle sekmesi ile sisteme gönderiliyor. Buraya kadar manuel yapılan işler bitmiş oluyor. Bu aşamadan sonra program gerekli kontrolleri kendi için tamamlıyor.

Datasoft Ayrıcalığı ile E Defter Oluşturmak ve Yedeklemek Çok Kolay

Yeni uygulama ile e defter yükleme işlemi tamamlanınca işlem bitmiyor. Eğer manuel gibi bir tercihi seçmişseniz e defter yedeğinin GIP partalına yükleneceğini unutmayınız. Ancak Datasoft programını kullanıyorsanız ve de İzibiz seçeneğini tercih ediyorsanız işleminizi tamamlamış oluyorsunuz. Diğer kısımları program kendi içinde hallediyor. Elbette sağlamcı ve hassas iseniz size verilen kullanıcı adı ve şifresi ile İzibiz sistemine girip gerekli kontrolleri yapabiliyorsunuz. Siz de bu pratik ve az maliyetli programı tercih etmek ister misiniz?