E-Arşiv Fatura İade ve İptal Durumunda Ne Olur?

E-Arşiv Fatura iade ve iptal işlemi nasıl yapılıyor. Elbette konuyu teknik olarak değil sadece muhasebe olarak izah edeceğiz. Zira internetten satış sürekli artıyor ve buna bağlı olarak da düzenlenen E-Arşiv faturaların takip ve kaydı önem arz ediyor. Bu bağlamda iptal ve iade E-Arşiv faturanın muhasebe kaydının doğru yapılması usul açısından önemlidir.

İnternetten Satılan Malın Faturası Nasıl Olmalıdır

E-Arşiv Fatura iade ve iptal edilmesi konusuna başlangıçta tedirgin yaklaşılıyordu. İnternetten satışların sürekli artması ve tüketiciye verilen 14 günlük ürün iade hakkı; bazı sorunları da beraberinde getirdi. Maliye Bakanlığı konuya duyarlılık göstererek sorunun yumak olmasını önledi. Elbette bu durum da ticaret erbabına ve dolayısıyla muhasebeciye doğru muhasebe kaydı yapmasına olanak verdi.

509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliğ’i elektronik belgeleri düzenliyor. Elektronik uygulamalar arasında birliğin sağlanması için Tebliğ çerçevesinde ilgili kurumlar birlikte çalışma yapıyor. Buna bağlı olarak Tebliğin “IV.2.4.5” bölümünde E-Arşiv faturalara ait düzenleme bulunuyor.

Bu bakımdan internet üzerinden mal ve hizmet satışıyla oluşan E-Arşiv faturaların elektronik ortamda karşı tarafa iletilmesi zorunludur. Bu bağlamda satışı yapılan ürünün yanına E-Arşiv faturanın kâğıt çıktısının imzalı olarak eklenmesi gerekiyor. Bu şekilde E-Arşiv fatura aynı zamanda irsaliye yerine de geçiyor. Bu nedenle E-Arşiv Fatura iade ve iptal konusundaki incelikleri iyi bilmemiz gerekiyor.

Ayrıca tebliğe göre E-Arşiv faturada bulunması gereken bazı şekil şartları da bulunuyor.

Satışın yapıldığı internet adresi
Fatura ödemesinin nasıl yapıldığı/yapılacağı
Ödeme vadesi veya ödeme tarihi
Malın sevkini yapacak kimse belliyse ona ait bilgiler
Satışı yapılan malın veya hizmetin tarihi
İade durumunda; iadeyi yapanın adı, soyadı, iade konusu bulunan malın cinsi, birim fiyatı ve tutarı bilgileri de yer almalıdır.

Son olarak da satışın internetten yapıldığına dair “Bu mal veya hizmet satışı internet üzerinden yapılmıştır.” İbaresinin de fatura üzerinde olması zorunludur.

İnternetten Satışı Yapılan Mal Nasıl İade Edilir

Yukarıda da belirttiğimiz gibi dijital ortamda faturanın karşı tarafa; yani müşteriye iletilmesi gerekiyor. Bu durumda müşteri dijital ortamda kendisine gelen faturanın kâğıt çıktısını alabiliyor. Faturada bulunması gereken iade bölümünü eksiksiz dolduruyor. Doldurulan E-Arşiv faturanın kâğıt çıktısı ayrıca imzalanarak satıcı firmaya mal ile birlikte geri gönderiliyor. Bu şekilde satıcı firmaya iade gelen malın ekindeki imzalı E-Arşiv fatura Gider Pusulası yerine geçiyor. Bu şekilde firma iade olarak gelen mala ait E-Arşiv faturayı kayıtlarına alıyor. Zira E-Arşiv olarak düzenlenen faturaların üzerinde Tebliğ gereği sonradan bir değişiklik yapılamaz.

Ancak bazı durumlarda mal alıcıya ulaşmadan, satılan mal firmaya iade geliyor.

Faturadaki müşterinin adı veya adres bilgisi hatalı olabiliyor
Müşteri malı teslim almayabiliyor

Böyle durumda kargo iade veya benzeri tevsik edici belge bulunması durumunda aynı döneme ait ise E-Arşiv fatura iptal ediliyor. Elbette E-Arşiv faturaya ait iptal talebinin sistem üzerinden de yapılması gerekiyor. Bu şekilde faturalar teknik olarak iptal olduğu için kayıtlarımıza almıyoruz. Bunun yanında malı internetten satın alan müşteri satın aldığı malı elden firmaya iade getirmesi durumunda firma Gider Pusulası düzenleniyor. Zira bu durumda kargo iadesi olmadığı için tevsik edici belge olarak Gider Pusulası düzenlemek zorundayız. Şekil şartı olarak nihai tüketiciden iade mal ancak Gider Pusulası ile iade alınabiliyor. Sadece dijital ortamda yani internetten yaptığımız satışlara ait E-Arşiv Faturaların iadesi durumunda Gider Pusulası gibi işleyebiliyoruz.

Sonuç ve Genel Değerlendirme

İnternetten yapılan satışlarda düzenlenen E-Arşiv faturanın iptal veya iade durumu kısaca şu şekildedir;

Müşteri vergi mükellefi ise malı teslim aldıktan sonra iade edebilmesi için, ürünü iade faturası düzenleyerek satıcı firmaya iade edebiliyor.
Müşteri internetten satın aldığı malı iade etmek istediğinde kargo ile iade edecekse E-Arşiv faturadaki iade bölümünü doldurarak iade eder. Eğer nihai tüketici ürünü satıcı firmaya elden iade edecekse, satıcı firmanın nihai tüketiciye Gider Pusulası düzenlemesi gerekiyor.
İnternet üzerinden satışı yapılarak E-Arşiv faturası düzenlenen malın henüz gönderisi yapılmadan, müşteri satın almaktan vaz geçerse fatura sistem üzerinden iptal ediliyor.
İnternetten satılan malı kargo firması müşteriye bir şekilde teslim edemeden, firmaya geri iade eder. Bu durumunda, sistem üzerinden E-Arşiv fatura iptal edilerek kayıtlara alınmıyor. Elbette bu durum beyanname döneminde ise mümkün olabiliyor.

Bunların dışında E-Arşiv faturanın kayıtlara alınmaması veya farklı şekilde işleme tabi tutulması yanlış ve usulsüzdür.