Geriye dönük E-Arşiv ve E-fatura Kesilir mi? 01

Geriye dönük E-Arşiv ve E-Fatura düzenlenebilir mi? Birçoğumuzu tedirgin eden bu durum maalesef suiistimale açık şekilde olduğu için yanlış uygulanıyor. Her ne kadar Mali Müşavirler mükellefi bu ve benzeri yanlış işlemlerde uyarsa da mükellef bu uyarıya itibar etmiyor.

Oldukça önemli noktayı belirterek yazımıza başlayalım. E-Faturalar hiç bir suretle geriye dönük düzenlenemez. Fatura tarihi ile sisteme gönderilip onaylandığı tarih ayın gün olmalıdır. Kanunda geçen yedi günlük süre; mal ve hizmetin tesliminden itibaren faturanın düzenlenmesi gereken süredir. Ancak faturayı düzenlediğiniz tarih bulunduğunuz günün tarihi olmalıdır. Daha sonradan hiç bir şekilde mal veya hizmeti teslim ettiğiniz geçmiş tarihe fatura düzenleyemezsiniz. Mutlaka faturanın bulunduğunuz günün tarih olması kanunen zorunludur. İrsaliyenin düzenlenmiş olması geriye dönük tarihe fatura düzenlenmesine imkan sağlamaz.

Öncelikle belirtelim ki ister kâğıt fatura olsun, ister E-Fatura veya E-Arşiv fatura olsun gelişi güzel şekilde geriye dönük düzenlenemez. Aksi durumda cezai müeyyideyle karşı karşıya kalınır. Her ne kadar dijital fatura hayatımıza girse de V.U.K fatura düzenleme ile ilgili her hangi bir değişiklik olmamıştır.

Öncelikle geriye dönük faturadan ne denmek isteniyor, onu yorumlayalım. Bulunduğunuz günden önceki tarihe fatura düzenlemek olarak izah edebiliriz. Yoksa düzenlediğiniz son fatura tarihinden önceki bir tarihe fatura düzenlenmesi olarak anlaşılmasın. İki durumda geriye dönük fatura düzenlemek anlamına geliyor.

Bunun yanında mal veya hizmetin ifasından itibaren 7 günden fazla süre geçmemesi kanunla sabittir. Ayrıca mal teslimi veya hizmet ifasının yapıldığı ay içinde faturanın düzenlenmesi de gerekiyor. Bunun yanında sevk irsaliyesi düzenlendiyse bu tarihte bizim için bağlayıcıdır.

Deneme yazımızın genel amacı şu kısa bilgilendirmeyi yapmaktır. Diğer bilgiler de yanında çerez olarak sunuldu. Elektronik faturalar kanun gereği İMZAYA GÖNDERİLDİĞİ TARİH itibarıyla düzenlenmiş sayılıyor. Her ne kadar kanun nazarında geriye dönük tarihe fatura düzenlemek; hatalı işlem sayılsa da teknik olarak maliye tarih de kısıtlama da bulunmuyor. Bunun sebebi Başbakanlığın ticari hayata müdahale etmek istememesidir. Bu serbestliğin farkında bulunan mükellef de gözünü karartıyor. Bu durumda da;

• Müteselsil sıra numarası
• Müteselsil tarih takibi
• İptalin karşı firma tarafından onaylanma şartı gibi önemli konular

dikkate alınmıyor. Kağıt ortamında düzenlenen hatalı faturanın tespit zorluğundaki gibi rahat davranan mükellef başı boşluğunu, dijital ortamda da devam ettiriyor.

Geriye Dönük Fatura Düzenlemek Mümkün mü?

Öncelikle belirtelim ki dijital ortamda geriye dönük fatura düzenlemek özel usulsüzlük cezasını gerektirir. Mal sevkiyatında fatura olmadığı zaman satıcı veya alıcı firmanın sevk irsaliyesi düzenleme zorunluluğu vardır. Ancak kullanmak için kırtasiye ve temizlik malzemesi gibi ürünler faturası malın yanında olmak şartıyla, sevk irsaliyesi olmadan taşınabiliyor. Sevk irsaliyesinin olmasının sebebi fatura düzenlemede yedi günlük süre irsaliye tarihine göre başlayacağı içindir.

Vergi Usul Kanunu 229. Madde faturanın tanımını yapıyor. Buna karşılık Vergi Usul Kanunu 231/5. Maddesi ise fatura düzenleme süresini belirliyor. İlgili maddeye göre mal teslimi veya hizmetin yapılması durumuna göre faturanın en fazla yedi gün içinde düzenlenmesi gerekiyor. Bu kanuni süre içinde fatura düzenlenmediğinde hiç düzenlenmemiş gibi Özel Usulsüzlük Cezası kesiliyor. Yedi günlük süre mal veya hizmetin teslim veya ifasından sonraki ilk gün 1. Gün sayılıyor. Ve iş gün olarak değil de parmak hesabı yedi gün olarak uygulanıyor. İstisna olarak yedinci gün Pazar gününe denk geliyorsa; fatura ilk iş günü düzenlenebiliyor.

Elbette malın sevk edildiğinin belgelenmesi için mutlaka irsaliyenin olması gerekir. Aksi halde irsaliye olmadan 7 günlük süre ispatında sorun yaşanabilir.

E-Arşiv ve E-Fatura’da Yanlış Uygulama Var

Mali konularla ilgili birçok hatalı işlemler yapılıyor ve sürekli bu yanlışlar tekrar ediyor. Bu yanlış uygulama e-arşiv ve e-fatura içinde geçerlidir. 2020 yılında küçük esnafında hayatına giren E-Arşiv fatura uygulaması, geçen bunca zamana rağmen doğru şekilde uygulanmıyor. Sistem izin veriyor düşüncesiyle vergi mükellefleri fütursuzca geriye dönük fatura düzenliyor. Elbette bu da yanlış ve cezai müeyyideyi gerektiriyor.

Öncelikle E-Arşiv faturalarda “İrsaliye yerine geçer” ibaresi bunun yanında firmanın kaşe ve imzası da varsa hem fatura hem de irsaliye yerine geçiyor. Oysa geriye dönük fatura düzenlendiğinde sistem üzerinden imzalandığı tarih belli olduğu için irsaliye yerine geçmesi mümkün değildir.

Zira sevk irsaliyesi malın taşınması esnasında düzenlenir ve ona göre hüküm doğurur. Oysa geriye dönük fatura düzenlendiğinde malın taşınması esnasında yanında olması gereken belgenin bir anlamı olmayacaktır.

Vergi mükellefinin diline pelesenk olmuş “Yedi gün” sözü oldukça yanlış uygulanıyor. E-Faturalarda yedi gün veya bir gün geriye dönük fatura düzenleme yapılamıyor.

E-Arşiv ve E-Fatura Düzenleme Usulü ve Cezası

Buraya kadar genel değerlendirme yaparak konuyu biraz gıdıkladık. Şimdi kısaca uygulamanın nasıl olması gerektiğine değineceğiz. Şunu da ilave edelim ki: Kâğıt fatura, E-Arşiv veya E-Fatura gibi ayırım yapmak yerine tamamı için Fatura ibaresini kullanacağız.

Sevk İrsaliyesi düzenlenmeden malın taşınmasının tespiti durumunda Özel Usulsüzlük Cezası kesilir (2023 yılı için 2.200 TL)

Fatura düzenleme süresi 7 gündür, bu süreye riayet edilmediğinde Özel Usulsüzlük Cezası Kesilir; Kesilecek ceza 2.200 TL’den az olmamak üzere fatura tutarının %10’u olarak kesilir.

Fatura düzenleme süresi her ne kadar 7 gün olsa da mal veya hizmetin ifasının bulunduğu ay içinde faturanın düzenlenmesi gerekiyor. Yani 7 günlük süre bir sonraki aya sarkıyorsa fatura ay çıkmadan düzenlenir. Kağıt faturalarda Mal veya hizmet ifası ayın 25’inde ise fatura en geç 30 veya 31’inde düzenlenir. 7 günlük süre var diye sonraki aya sarkıtılamaz. Bu konuda birçok mukteza ve Danıştay kararı vardır.

Her ne kadar Vergi Usul Kanununda 7 günlük süre için sonraki aya sarkamaz gibi bir ibare yoksa da KDV Kanunun 10/a bendi konuya açıklık getiriyor. Burada mal teslimi veya hizmet ifasının yapıldığında; faturanın düzenlenmesi gerektiği belirtiliyor. Maliye sistemimizde tahakkuk esası geçerlidir.

Önemli not olarak şunu da belirtebiliriz; Mal teslimi veya hizmetin ifası hangi ayda yapıldı ise o ay beyan edilmelidir. Sonraki aya sarkacak şekilde fatura düzenlenmesi KDV beyanı açısından sakıncalıdır. Bu durumun tespiti durumunda geç beyandan dolayı Vergi Ziyaı cezası kesilecektir.

Sonuç ve Genel Değerlendirme

Son olarak şunu tekrar belirtelim. e-arşiv ve e-fatura düzenleme konusunda Başbakanlık ticari hayata müdahale etmemek düşüncesiyle e-fatura düzenlemede tarihle ilgili bir kısıtlama getirmiyor. Ancak fatura düzenleme ile ilgili Kanunlar çerçevesinde tespit durumunda gerekli cezaları da kesiyor.

Her ne kadar e-arşiv fatura düzenlendiği tarih veya geriye dönük tarihte hazırlanabiliyor. Sonraki bir zamanda imzaya gönderilebiliyor. Yerine göre unutulmadan dolayı veya bilerek fatura imzaya gönderilmeden bekletilebiliyor. Belli bir zaman sonra hatta yerine göre sonraki ayda dahi imzaya gönderilebiliyor. Teknik olarak bir engel olmuyor. Ancak Başbakanlık forum sitesinde yaptığı açıklamada faturanın üzerinde yazdığı tarihten ziyada, imzalandığı tarihi fatura düzenleme tarihi olarak değerlendiriyor. Bu nedenle e-Faturalar aynı gün kesilmelidir. Bir gün dahi olsa geriye dönük kesilmesi özel usulsüzlük cezasını gerektirir.