Muhasebe Nedir? sorusunun cevabını en basit şekilde: İşletmenin mali bilgilerini kanun çerçevesinde;

• Kayıt
• Sınıflandırma
• Analiz
• Yorumlama
• Özetleme şeklinde tanımlayabiliriz.

Elbette bu kavramın tanımından ziyade nasıl uygulandığı bizim için önemlidir. Zira uygulanacak muhasebe yöntemi işletmenin yaptığı ticaret ve işletme büyüklüğüne göre değişiyor. Her ne kadar çekirdek uygulama belli ise de işletmeye göre bir takım farklılıklar arz ediyor.

Kamu kurum ve kuruluşlarının veya bankaların uyguladığı muhasebe kayıt şekli konumuz dışındadır. Zira konumuz güncel muhasebe uygulamalarını kapsıyor.

Her ne kadar “Tek düzen muhasebe hesap planı” şeklindeki sakız, sihirli değnek gibi görünse de genel anlamda pek de öyle değildir. Öncelikle bu uygulamanın çıkışı pek muteber değildir. Ayrıca bir çok ülkede de uygulandığını sanmayın. Öncelikle tek düzen hesap planı uygulamasının kaynağını belirtelim.

İkinci dünya savaşı sırasında Almanya, Fransa’yı işgal ediyor. Elbette bu ülkede işletmeler ve maden ocakları var. Ülkeyi aldığında bunların kapısına kilit vurulmayacağı için de işletilmesi gerekiyor. Oysa dilini bilmediğin bir ülkede paranın takibini nasıl yapabilirsin. Üretilen mal ve hizmetin paraya çevrilmesi ve paranın işgalci ülkeye kayıp/kaçak olmadan gitmesinin sağlanması gerekiyor.

Çözüm olarak da hegemonya devlet Almanya, tek düzen hesap planı hazırlayarak Fransa’daki işletmelerde uygulanmasını sağlıyor. Yaklaşık iki sene uygulanan tek düzen hesap planı, Almanya’nın Fransa’yı terk etmesiyle nihayete eriyor. Sonuçta esir ülkede dayatmayla uygulanan tek düzen hesap planını, bazı ülkeler yenilikçi olmak düşüncesiyle uygulamaya başladı. Yani tek düzen hesap planı görüldüğü gibi sihirli değnek değil, sadece uymanız gereken trafik lambası. Sizi ne havalara uçurur, ne de trafik yoğunluğunu önler. Öylesine bir şey deyip geçebiliriz.

Muhasebe Mesleği Branşlara Ayrılıyor

Genel olarak muhasebenin işleyiş şeklini üç ana başlıkta toplayabiliriz.

• Maliyet Muhasebesi
• Ticari işletme muhasebesi
• Hizmet işletmesi muhasebesi

Çok az istisnası olsa da muhasebede genel prensip Giren Borçlu, Çıkan Alacaklıdır. Bu genel prensip bir kaç istisna dışında her zaman böyledir. Ancak unutmamamız gereken şey ben merkezci düşünmedir. Yani bu prensip kendi işletmemiz için mihenk taşıdır.

Gerçi biraz argo tabir olacak ama yıllarca bu mesleği yaptığı halde jetonu düşmeyenlerde oluyor. Mesleğinde çok başarılı olmasa da genel prensiplere uyduğu sürece parmak hesabı, işi yapmaya devam edebiliyor. Bilindiği gibi standart hareketlerde beyin çalışmaz.

-Bu ne ya kardeşim! mekaniğe bağladığın bir şeyle uğraşamam. Bu işlemi omurilik soğanına havale ediyorum. Onunla işini gör, ben uğraşamam, diyen beyin aradan çekiliyor.

Meslek mensubu da beynini yormak yerine omurilik soğanıyla idare eder. Hem karnını doyurur, hem de beynini fazla yormaz. Nadiren de olsa belki oraya müracaat eder ve işini görür, hemen çıkar. Elbette bazıları omurilik soğanını dahi yormak istemez. Zaman ve zemin kıymetlidir harcamayayım diyerek, takıldığında, açık camdan yel girdiğinde bilmediğini soru cümlesiyle en yakınındakine sorarak işini görür. Ne yaparsın yoğurt, yiğit yiyemeyeceği için, her yiğit de bir şekilde o yoğurdu yer.

Elbette burada konu hakkında bilgi ve makale araştırmasından sonra istişareyi kastetmiyoruz. Zira istişare babından konuşup, danışmak çok faydalıdır. Çünkü vergi kanunlarını anlamak için bazen tefekküre dalmak gerekiyor. Ya da bir müneccime danışmadan olmuyor. Öyle oluyor ki! zaman zaman yumurta ve tavuk meselesi gibi çetrefilli meselelere de rastlayabiliyoruz. Demem o ki bilgi paylaşımı ve istişare muhasebeciler için ilaç gibi faydalıdır.

Hesapların, rakamların havada uçuştuğu bir ortamda, çalışma ortamı da iyi değilse vay halinize. Düşünün işinize odaklandınız evrak işliyorsunuz. İşyeri profesyonel yönetilmediği için telefona da siz bakıyorsunuz. Müşterinin talebi oluyor.

Müşterinin Talebini Doğru Anlamak Önemlidir

Çalışan personeli hangi tarihte işe girmiş, çıkışını yaparsak ne tazminat veririz. Soru karşısında önce hafiften sakinleşip, yarım kalan fişinizi üstün körü kapatıp muhatabınızla mülaki olursunuz.

-İşçi kendi mi çıkıyor, siz mi çıkarıyorsunuz?

Ya aslında çıkmıyor da tazminatı birikmesin diye vereceğim. Ya da borcu varmış giriş çıkış yapalım da tazminatını verelim. Ya da gerçekten kendi çıkıyor ama tazminatını vermek istiyorum. Ya da ben çıkarıyorum, o yüzden tazminatını vereceğim, şeklinde cevap alırsınız. Bitti mi. Elbette bitmedi akabinde peki, kıdemin yanında ihbar tazminatı da verecek misiniz? Alacağınız cevap bir birine benzese de genelde “O ne ya!” oluyor. Akabinde ihbar tazminatının ne olduğunu izah edersiniz. İşçinin işe giriş tarihine göre dönemlerini belirtir, eğer bu kadar süre önce işçiye yazılı olarak işten çıkaracağınızı söylemediyseniz o sürenin de parasını brüt ücret olarak vermeniz gerekiyor. Ya da o kadar süre çalıştırıp günde iki saat iş bulma iznini vermeniz gerekiyor. Şeklinde mevzuatı izah edersiniz.

Elbette baştan kafasına yatmaz, kanuni zorunluluk ve biraz göz korkutma ile ikna olursa da ben sana dönüş yapacağım der. Çoğunlukla dönüş yapmaz veya dönüş yaptığında aynı geyik muhabbetini defalarca yaparsınız. Sonunda ikna olmaz, ibranamenin hem ihbar tazminatlı hem de ihbar tazminatsız olarak gönderilmesini ister. Sonuçta işçinin dişli olması veya takma diş kullanmasına göre, üç beş bin liranın hesabını yaparak iş veren zengin olur.

Bu muhabbetin ayda veya yılda bir defa olduğunu düşünmeyin, bıktıracak kadar oluyor. Bunun yanında alış/satışına dikkat etmeyen işletme sahibi geçici vergi dönemi geldiğinde zorunlu olarak kâr çıktığında “Bu ne ya! beni batıracak mısınız? Bu kadar kâr’ı holding sahibi bile vermiyor.” gibi serzenişte bulunur. Sıkıysa durumu muhasebe tekniği olarak izah ediniz. Cirosunun yüksekliğinden bahset ve %2 kârla dahi bu verginin düşük kaldığını söyle. Ne mümkün, bu durumda sebilin varsa kendine sallama çay demlersin. Çayı içerken uzun süre ağzında tutarak yukarı çıkan buhar sayesinde sinirinden gözünün buğulanması belli olmaz.

Muhasebe Mesleği Sabır Yanında Sebat İster

Ancak bunun yanında gıdıklamadan güldürenlerde oluyor. Hizmet işletmesidir ve giderlerini üst üste koyduğunda işletmenin boyunu geçer. Bankadan kredi alacağı zaman, bankanın kâr göstermen gerekir isteği doğrultusunda, kârlı beyanname ister. Oysa fatura kesmesinin gerektiği söylendiğinde “Onu nereden keseceğiz!” sorusunu sorar. E Arşiv Portal uygulamasından bahsettiğinde “O ne zaman çıktı” sorusuyla muhabbet devam eder. En nihayetinde banka kârlı beyanname istiyor ve bunu bir şekilde alması lazımdır. Aynı Tecvit kaidesinde olduğu gibi burada “Medd-i Lazım” vardır ve uzatmak gerekiyor. Bu muhabbette uzar gider. Sonunda, “Tamam o zaman” ile muhabbet yakın zamanda tekrar başlamak üzere nihayete erer. Elbette bu arada yarım bıraktığınız muhasebe kayıt fişini kapatmayı unuttuysanız, teknolojik gerilikten dolayı fiş devre dışı kalır, aynı bilgileri tekrar girmeniz gerekir.

İş bölümünün olmadığı ve günün şartlarına göre kendini yetiştiren iş veren değilse muhasebe, özellikle büro muhasebe mesleği pek de muteber değildir. Özellikli mevzularda bu gerçeği çok görürüz. Mevcut sorunu çözene kadar akla/karayı seçebiliyorsunuz. Çözemediğiniz de ise deve kuşu gibi başınızı kuma sokup, solucan arıyorsunuz. Bu nedenle büro muhasebesi işletenin işi bilmesi yanında yeniliğe de açık olması gerekiyor. Yoksa yirmi sene öncesi kara kalemle kağıda yazma devri uygulaması geçti. Bunu kısaca izah edelim.

Verimli Çalışmaya Anlam Yüklemeyin

Verimli çalışmak için çalışma ortamının ve çalışma prensiplerinin olması gerekiyor. Yeniliğe açık olmanın yanında kesenin ağzının da açık olması gerekiyor. Bir çok işlem dijitale geçtiği halde kara kalemde ısrar edenler, hem kendilerine hem de çalışanlarına eziyet ediyor. Bir sene önce açılan muhasebe bürosu, eğer yirmi sene önce açılan muhasebe bürosundan daha teknolojikse o kimsenin Everest Dağına çıkıp, kızaksız aşağı inmesi gerekir.

Bir yıl önce açılan muhasebe bürosunda masa ve koltuklar argonamiktir. Ayrıca basit işleri yapacak ara elemanı da vardır. Bunun yanında günün teknolojisini de işyerinde uyguluyorsa o kişiye bravo diyebilirsiniz.

Zira çoğu muhasebe bürosunda tarih öncesinden kalma masa/koltuk/sandalye üçlüsü yanında, kömürle çalışan fotokopi makinesi/yazıcı vardır. Elbette tasarruf tedbirleri çerçevesinde müsvedde kağıtlarla “İsyanım var” şarkısını söyleyen miadı dolmuş yazıcıdan çıktı almaya çalışırsınız. Üç beş deneme sonunda miadı dolmuş yazıcıdan kağıt çıktıyı alarak, gözlerinden şimşek çaksa da gülücükler saçan çalışanların bulunduğu yerlerde var. Ayrıca “argonamik” yerine “ucuznomik” koltukta oturup sırt kasları ağrıyanlar, devrini doldurup atılan masayı buluntu gibi kullanan bürolarda yok değildir.

Eski de Olsanız Yeniler de Yetkin Olabilir

Bir sene önce faaliyetine başlayan muhasebe bürosu yedi bin beş yüz TL vererek SGK TEŞVİK TAKİP programını alıyor ve kullanıyor. Bunun yanında hazırladığın formları işletme sahiplerine onaylatarak, firmanın çalıştığı bankalara ileterek, banka ekstrelerinin kullandıkları muhasebe programına aylık düzenli gelmesini sağlıyor. Bunun yanında ilgili ayar ve iletişimle SGK sisteminde her işverene ait çalışan personelin “sağlık raporu alması”, “iş kazası geçirmesi” gibi işverene bildirim sorumluğu yükleyen işlemlerin sistemine düşmesini sağlıyor. Bitti mi? elbette bitmedi. Hizmet olarak aldığı program sayesinde mükellefler adına düzenlenen E Arşiv faturalarını sistemde görebiliyor. Bunun yanında E Arşiv sisteminde satış faturalarının listesini hazırlıyor. Alış ve satış listelerini Excel olarak mail veya iletişim yöntemiyle ilgili firmaya iletiyor. Faturaların eksiksiz gelmesini sağlıyor.

Bunun yanında klasik muhasebe bürolarında işler nasıl ilerliyor. Gerçi onlarda işini iyi yapıyor, yılların verdiği tecrübe sayesinde bir şekilde kendini haklı çıkarabiliyor. Nasıl mı?

Müşteriden alış ve satış faturalarını alıyor, işliyor ve beyannamesini veriyor. Daha sonra müşteriye gelen alış faturası veya satış faturasının olduğu tespit edildiğinde çözüm gayet basittir. “Bana bunları verdiniz, verseydiniz işlerdik.” Yandan baktığınızda doğru bir çözüm verilseydi işlenirde. Gerek cümle yapısı, gerekse mantık çerçevesi doğru, yanlış diyemeyiz.

Hak Etmese de Müşteri Talep Eder

Ekonomik olarak geliri iyi de olsa işverenin her zaman paraya ihtiyacı vardır, zira borçludur. Aldığı yatın borcunu bitirince, satın aldığı katın borcu olur. Bunun yanında işletme her ne kadar zarar da etse, hanımına otomobil de alması gerekir. Elbette onca yıldır ticaret yapanın yazlığı olmazsa ayıp olur. Ancak işçilerin durumuna göre SGK Teşvik indirimi yapıyor, muhasebenin bunu takip etmesi gerekiyor. Muhasebeye sorduğunda “” iş programla oluyor, teşvikçiyle anlaşın o bize bildirir.”

Alış satış faturalarını biraz emek ve gayretle birde vazife şuuruyla yapmak istediğimizde ilave emekle görebilip temin edilebiliyor. Ancak topu taca atmayı alışkanlık edinenler korner atmayı daha çok sever.

Muhasebe büroları böyle de işletmelerin muhasebe bölümleri çok mu iyi. Maalesef aile şirketleri revaçta olduğu sürece muhasebe elemanı veya ara elemanı olsun fark etmez. İşveren için para veriyorsa işçi her şeydir.

Yaşını almış üniversite mezunu muhasebe müdürü Murat131 arabasıyla fabrikaya geldi. Odasına girip çalışmaya başladı. Peşinden ilk okulu bitirmiş ama müteşebbis de geldi ve odasına geçmek yerine muhasebe departmanına geldi. Muhtemelen akşam evinde kavga etmiş, hırsını birinden çıkaracaktır. Sağa sola bakındı dişine göre birini bulamadı. Çalışanlar ya orta yaş evli bayan, ya da okulu yeni bitirmiş genç delikanlılar. Ama birine sarması, ısırması lazım. Her halinden belliydi. Bir den tepesinde gözle görülmeyen ama pırıl pırıl yanan ampul belirdi. Refleks olarak ağzını açtı ve şivesi ile muhasebe müdürünün ismini bağırarak bulunduğu yere gelmesini istedi.

Çalışma Ortamı Kadar İnsanlık Da Önemlidir

Muhasebe müdürü müşkül bir şey var düşüncesiyle aceleyle geldi. İşveren alakasız ve manasız bir konuyla ilgili o kadar çalışanın içinde haddi aşarak, saygısızca müdüre hakaret etti. Kıp kırmızı kesilen müdür, edebinden tek kelime etmeden odasına gitti. Rahatlayan işveren sırıtarak odasına çekildi. İşyerini idare eden aklı başında, işi bilen kızı durum karşısında muhasebe müdürünü sakinleştirip istifa etmemesini istese de lokma büyük olduğu için boğazdan geçmedi. Bir kaç ay sonra iş yerini ziyarete gelen eski müdürün aracı terfi etmiş, Murat131 gitmiş yerine ışıl ışıl markasını bilmediğim yeni bir araç vardı.

Şimdiye kadar yazdıklarımızla muhasebenin ne alakası var? diyebilirsiniz. Belki haklısınız ama bunların çok alakası var. Giren borçlu, çıkan alacaklı bunu beynini kullanmayan, sadece omurilik soğanını kullanan kişi de yapabilir. Hatta omurilik soğanını izine gönderende kör topalda olsa yolunu bulur. En azından arkasından biri dehler, ama bir şekilde gider.

Muhasebede önemli nokta sistemin kurulabilmesidir. Eğer çalışan yetkin birey, kendini yenileyen ve işini iş gibi yapan biriyse zar zorda olsa kağnı arabası bir şekilde yürür. Ancak sistem kurabilirseniz personelin yetkin ve çok çalışkan olmasına gerek yok. Özel işyerlerinde çalışma disiplini ve prensibi bunun yanında iş tanımı belli olduğunda kimsenin yan çizme şansı olmaz. Zira muhasebe işi ne kaytarmayı, ne de ihmali affeder. Tek ve geçer yol vardır o da zamanında işini yapmak zorunda olmandır.

Çalışma Ortamı ve Teknik İmkan İşleri Kolaylar

Ayrıca muhasebe mesleğinde mevzuat oldukça geniştir. Her ne kadar Kanun, Tüzük veya Yönetmeliklere cambazlık yapılarak ulaşılsa da bu davranış doğru değildir. Doğrusu yetkin “Açıklayıcı Sürekli Yayın” hizmet aboneliğidir. Elbette, mevzu para olduğunda bir çok muhasebe bürosu komik bahanelerle bundan imtina eder. En yaygın bahane “Okuyacak zaman mı var.” Çünkü mevzuat “ekşın” içeren roman ve bitene kadar okumamız gerekiyor. Uzun süre masa başı çalışacak kişiden verim beklemek ne kadar doğrudur. Oysa çalışma ortamını elverişli hale getirmeden, çalışandan verimli çalışma beklemek doğru mu? Netice itibarıyla çalışacak personelin oturma koltuğunda, gerekli teknik teçhizatın temini ve yenilenmesi de çok önemlidir. Özellikle destekleyici programlardan faydalanmak büro sahibinin görevidir.

Sonuç olarak işin işleyişi ve mevzuata hakimlik zamanla olacak işlerdir. Kısa süreli takip ve yönlendirme ile evinin yolunu bulacak zekaya sahip kişi muhasebe mesleğini yapabilir. Yeter ki çalışanlara uygun ve sevilecek çalışma ortamı oluşturalım.