Fatura Kaydetme Kolaylaştı Ancak Başka Sorunlar Var

Dışarıdan bakınca dijitalleşme sayesinde her şey harika görünüyor. Entegre sistemlerle binlerce fatura saniyeler içinde programa aktarılıyor. Bazı entegratör firmalar, raporlamada zorluk çıkarsa da bu durum bir şekilde çözülebilir.

Yani fatura kaydetmek, artık büyütülecek bir sorun değil. Gözümüzden kaçan asıl büyük tehlike çok başka bir yerde duruyor. Muhasebe bürolarındaki en acil ve en büyük sorun banka ekstrelerinin düzensizliği.

İş Yükü Sorununun Çözümü İçin Yapılması Gerekenler

Ekstrelerin içi; maalesef ticari olmayan saçma sapan hareketlerle dolu. Şirket sahibi, şahsi akrabasına düğün hediyesini şirket hesabından gönderir. Mali müşavir iş yükü yerine göre dedektiflik yapmaktan daha zor.

Memleketinden evine bal alan işletme sahibi, parasını şirket banka hesabından gönderir. Arkadaşına şirket hesabından borç gönderir, Açıklamaya sadece kolay gelsin yazar. Şirketle ilgisi olmayan yüzlerce anlamsız hareket ekstreleri işgal ediyor.

Müşteri satın aldığın malın bedelini, firmaya ödeme yaparken parayı kendi adıyla göndermez. Gidiyor halasının şahsi hesabından havale yapıyor. Malı alan başka, parayı gönderen bambaşka bir isim oluyor. Muhasebeci bu sefer rakamlardan ipucu yakalamak için formüller üretiyor. Tutarları fatura bazlı arıyor, bakiye bazlı arıyor ama ne mümkün. Sorunlu listeyi mükellefe gönderdiğinde ise asla geri dönüş alamaz. Mali müşavir iş yükü bu şekilde başlamış oluyor. Bir yanda kayıtların sisteme aktarılma süresi, bir yanda doğru veriye ulaşamama sorunu. Sonuç çözülemeyen iş yükü.

Gereksiz Açılan Banka Hesapları, İşleri Karıştırıyor

Bir de firma, prestij olsun diye gereksiz yere bir sürü bankayla çalışır. Sırf hareket olsun diye parayı sürekli farklı bankalara virman yapar. Ekstrede hangi hesaba virman yapıldığı yazmadığı için muhasebeci saatlerce hesap kurcalar.

Oysa ticari işlemlerde karşı tarafın TC veya vergi numarası zorunlu olsa ne kadar kolay olurdu. Bu numaralar ekstrede çıksa işlem saniyeler sürerdi. Excel olarak gelen bu veriyi bir kod yardımıyla saniyeler içinde hatasız kaydedebilirdik. Ekstrelerde ilave bir sütun zorunlu olsa ve o sütunda hangi firmayla etkileşim olduğu yazılması zorunlu olsa ne olur? Elbette çözüm olur.

Kredi Kartı Hayatı Kolaylaştırıyor Ama Anlaşılabilir Zemine Oturmalı

İkinci büyük dert ise kredi kartı POS çekimleridir. Kartla yapılan tahsilatların slipinde gerçek müşterinin ismi neredeyse hiç yazmıyor. Ödemeyi yapan kişi başkasının kartını kullanıyor, fatura ismiyle slip ismi tutmuyor. Bu slipleri kimse düzenli tasnif edip muhasebeye getirmiyor. Genelde hepsi bir poşetin içinde karma karışık halde masaya bırakılıyor. Muhasebeci bu çözümsüz denkleme bakıyor ve poşeti doğrudan çöpe atıyor.

Çözüm aslında çok basit, perakende olmayan POS çekimlerine vergi numarası yazma şartı gelmeli. Bankalar da dökümleri tarih, tutar, komisyon ve vergi numarası olarak vermeli. Bu destek sağlandığında binlerce satır saniyeler içinde sisteme yüklenir. Ortada ne büyük bir iş yükü kalır ne de yakınma duyulur.

Mali müşavir iş yükü çok fazla diye yakınıyor. Neden kimse yük oluşturan, asıl sorunları görmüyor. Yakından bakıldığında pos mükellef ilişkisinin kayıt altına alınması, suiistimali de önler. Ahmet’ten kart çeken biri, nakit yaptığı tahsilatta fatura düzenleyecekse, bu kart çekimini kullanamaz. Aslına bu “Bir ana sorunun” da çözümüdür.

Web Tahsilatları Başı Boş mu? Verilere Ulaşmak Çok Zor

Son olarak internetten ve pazar yerlerinden yapılan satışlar var. Tahsilatlar onlarca farklı ödeme firması üzerinden yapılıyor. Muhasebeci her faturayı işliyor ama bunun nasıl tahsil edildiğini de bulmak zorunda. Bankadan mı geldi, kartla mı ödendi, web tahsilatı mı oldu tek tek bakılıyor. Banka ve POS tarafındaki vergi numarası kuralını buraya da getirebiliriz.

Ödemeyi fizîken kimin yaptığının aslında bir önemi yok. Asıl sorun web üzerinden bir ödeme yapılıyorsa fatura eşleşmesinin zorunlu olması. Her ne kadar nihai tüketicilerde TC yazmak zorunlu olmasa da bunun da çözümü var. Web tahsilatının aktif yani müşterinin parayı alabilmesi için, fatura numarasıyla eşleşmesi zorunlu olmalı. Bu sayede mali müşavir iş yükü mevcut bir sorunda da kurtulmuş olur.

Her ne kadar önce tahsilat yapılsa da bu ilişkilendirmenin yapılmasına mani bir durum değildir. Yeter ki çözüm üretilmek istensin. Yapılan tahsilatın, firmanın hesabına geçebilmesi için, kayıt bu eşleşme zorunlu kılınabilir.

Sonuç ve Değerlendirme

Bizler dijital çağdayız, elle tek tek evrak kaydetme dönemi tamamen kapandı. Bir kredi ödemesini elle işlersin ama binlerce cari hareketi elle girmek komiktir. Ayda üç bin fatura kesen bir yerin tahsilatını elle yazıyorsan kendini kandırırsın.

Yönetimin bu işleyiş sorununu fark edip köklü çözümler üretmesi gerekiyor. Bu yapılmadığı sürece berat sürelerinin uzatılması gibi talepler sadece bahanedir. İşin akışını durduran, sistemi tıkayan asıl büyük sorunlar bunlardır. Banka ekstreleri, POS slipleri ve web tahsilat detayları ıslah edilmedikten sonra muhasebenin hiçbir sorunu çözülemez.

Mali Müşavir İş Yükü Neden var. Gerçek İş Yükü: Banka Web Tahsilat ve POS Çilesi yazısı ilk önce Yanlisgiden üzerinde ortaya çıktı.